Política de Privacidade

Última atualização: 21 de outubro de 2026

Esta Política de Privacidade explica como a OATMOS (Oatmos LTDA, CNPJ 62.539.611/0001-60; “OATMOS”, “nós”) coleta, usa, armazena e compartilha dados pessoais no OATMOS CRM, nossa plataforma de CRM com integração ao WhatsApp (a “Plataforma”), no site oatmos.com.br e nas páginas públicas geradas pela Plataforma, como formulários e assinatura de documentos. Ela vale para clientes, usuários, visitantes, afiliados e para os pacientes e contatos cujos dados passam pela Plataforma. Tratamos dados pessoais em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD) e com o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

1. Quem somos e nosso compromisso com a privacidade

A OATMOS (Oatmos LTDA, CNPJ 62.539.611/0001-60, com sede na Avenida Portugal, 1148, Sala C2501, Setor Marista, Goiânia - GO, CEP 74150-030) desenvolve e opera o OATMOS CRM, um CRM multi-tenant que organiza conversas, leads, agenda, documentos e automações de atendimento, usado principalmente por clínicas de estética e harmonização facial. A Plataforma se conecta ao WhatsApp pela API oficial da Meta (WhatsApp Business Platform / Cloud API), da qual somos Tech Provider, ou, se o Cliente preferir, por conexão via WhatsApp Web (veja a seção 5).

1.1. Nosso compromisso

  • Usamos os dados só para as finalidades descritas nesta Política e apenas na medida necessária para cada uma.
  • Não vendemos dados pessoais nem os usamos em publicidade própria.
  • Os dados de pacientes e contatos pertencem às clínicas e empresas que nos contratam; tratamos esses dados apenas conforme as instruções delas.
  • Não usamos dados de clientes nem de pacientes para treinar modelos de inteligência artificial.
  • Armazenamos os dados no Brasil e informamos quando um fornecedor os trata fora do país.
  • Protegemos os dados com medidas técnicas e administrativas e comunicamos incidentes relevantes às pessoas afetadas e à ANPD.
  • Atendemos os pedidos dos titulares de forma simples, gratuita e dentro dos prazos da LGPD.

1.2. Nosso papel

  • Como Controladora: em relação aos dados dos nossos clientes diretos (as empresas e profissionais que contratam a Plataforma, os “Clientes”), dos usuários dessas contas, dos afiliados e dos visitantes do site, e aos dados de uso que medimos nas páginas da Plataforma. Nesses casos, nós decidimos como e para que os dados são tratados.
  • Como Operadora: em relação aos dados que nossos Clientes inserem ou processam na Plataforma sobre seus próprios contatos, leads e pacientes. Nesse caso, o Cliente é o Controlador: ele define as finalidades e as bases legais do tratamento, e nós seguimos as instruções dele.

2. Dados que coletamos

2.1. Dados que você nos fornece

  • Cadastro e conta: nome, e-mail, telefone, CPF ou CNPJ, nome da empresa, endereço (CEP, rua, número, complemento, bairro, cidade e UF) e senha. Usuários convidados informam nome, e-mail e senha.
  • Pagamento: dados do cartão de crédito (número, titular, validade e código de segurança), repassados ao Asaas no momento do pagamento para serem convertidos em token. Não guardamos o número completo do cartão nem o código de segurança; ficam conosco apenas a bandeira, os quatro últimos dígitos e o token.
  • Perfil: foto, imagem da assinatura do usuário (para documentos) e preferências da conta.
  • Suporte: nome, e-mail, telefone, organização e o conteúdo e os anexos dos chamados.
  • Integrações: credenciais que o Cliente cadastra para conectar serviços, como tokens do WhatsApp e da Meta, e, no módulo Financeiro, o certificado digital usado para emitir notas fiscais.
  • Afiliados: nome, CPF ou CNPJ, e-mail, telefone e chave PIX para o pagamento das comissões.

2.2. Dados coletados automaticamente

  • Registros de acesso: endereço IP, data e hora, conforme exigido pelo Marco Civil da Internet.
  • Dispositivo e navegador: tipo de aparelho, sistema operacional, navegador, idioma e resolução de tela.
  • Uso: páginas acessadas, cliques, ações na Plataforma (como criar uma automação ou enviar uma mensagem), métricas e logs técnicos.
  • Cookies e armazenamento local: veja a seção 9.

2.3. Dados que recebemos de terceiros

  • Meta e Z-API: dados das contas e das conversas do WhatsApp que o Cliente conecta (veja a seção 5).
  • Asaas e PlugNotas: situação de pagamentos e de notas fiscais.

2.4. Dados que os Clientes tratam na Plataforma

Os Clientes registram na Plataforma dados dos seus próprios contatos, leads e pacientes, como nome, telefone, e-mail, CPF, data de nascimento, gênero, endereço, perfil do Instagram, anotações, etapa do funil, tags, tarefas, agendamentos, negociações, procedimentos, conversas do WhatsApp, respostas a formulários e documentos assinados. Nas páginas públicas geradas pela Plataforma (formulários, páginas de captação e assinatura de documentos), registramos também dados técnicos de quem preenche ou assina, como IP, localização aproximada, navegador, dispositivo e parâmetros de campanha (UTMs e identificadores de anúncios). Tratamos esses dados como Operadora, seguindo as instruções do Cliente. Os dados de saúde têm regras próprias, descritas na seção 4.

3. Para que usamos os dados e com qual base legal

Quando somos Controladora, usamos os dados para as finalidades abaixo, cada uma apoiada em uma base legal da LGPD:

FinalidadeDados usadosBase legal (LGPD)
Criar e manter sua conta, autenticar o acesso e prestar a Plataforma contratadaDados de cadastro, credenciais e dados de uso necessários ao funcionamentoExecução de contrato (art. 7º, V)
Cobrar a assinatura, processar pagamentos e emitir notas fiscaisNome, CPF/CNPJ, e-mail, telefone, endereço e cartão (convertido em token)Execução de contrato (art. 7º, V) e obrigação legal (art. 7º, II)
Prevenir fraudes em pagamentosDados de pagamento e IP de quem pagaLegítimo interesse (art. 7º, IX) e proteção do crédito (art. 7º, X)
Enviar comunicações sobre o serviço: verificação de e-mail, troca de senha, faturas, avisos da conta, agenda do dia e alertas por WhatsAppNome, e-mail e telefoneExecução de contrato (art. 7º, V)
Prestar suporte e responder a solicitaçõesNome, e-mail, telefone, organização, conteúdo e anexos do chamadoExecução de contrato (art. 7º, V)
Proteger a Plataforma, prevenir abusos e guardar registros de acessoIP, data e hora, dispositivo e logs técnicosObrigação legal (Marco Civil da Internet, art. 15) e legítimo interesse (art. 7º, IX)
Entender como a Plataforma é usada e melhorá-laEventos de uso, nome, e-mail e perfil do usuário conectado, dispositivo e navegadorConsentimento (art. 7º, I) para a ferramenta de análise no navegador e legítimo interesse (art. 7º, IX) para métricas registradas pelos nossos servidores
Pagar comissões do programa de afiliadosNome, CPF/CNPJ, e-mail, telefone e chave PIXExecução de contrato (art. 7º, V) e obrigação legal (art. 7º, II)
Cumprir obrigações legais e ordens de autoridades e defender nossos direitosOs dados necessários em cada casoObrigação legal (art. 7º, II) e exercício regular de direitos (art. 7º, VI)
  • Os dados de cadastro e de pagamento são necessários para contratar a Plataforma: sem eles, não conseguimos criar a conta nem cobrar a assinatura.
  • Quando usamos o legítimo interesse, tratamos apenas os dados estritamente necessários, e você pode se opor a esse uso (seção 13).
  • Não usamos seus dados para enviar marketing nem para publicidade direcionada. Se isso mudar, atualizaremos esta Política antes e, quando a lei exigir, pediremos seu consentimento.
  • Quando somos Operadora (dados de contatos, leads e pacientes dos Clientes), a finalidade e a base legal são definidas pelo Cliente, nos termos dos arts. 7º e 11 da LGPD.

4. Dados de pacientes e dados sensíveis de saúde

Clínicas de estética e harmonização facial registram na Plataforma informações sobre a saúde dos seus pacientes. Pela LGPD (art. 5º, II, e art. 11), esses são dados pessoais sensíveis e pedem proteção reforçada.

4.1. Quais dados de pacientes passam pela Plataforma

  • Cadastro: nome, telefone, CPF, data de nascimento, e-mail, endereço e outros dados que a clínica registrar.
  • Anamnese e formulários: respostas a questionários de saúde, como histórico médico e estético, hábitos, uso de medicamentos e condições de pele. A Plataforma oferece um modelo de anamnese que a clínica pode usar e adaptar.
  • Termos assinados: termos de consentimento e outros documentos que o paciente assina eletronicamente pela Plataforma. Para comprovar a assinatura, registramos o nome e o CPF informados, a imagem da assinatura, o código de confirmação enviado pelo WhatsApp (guardado apenas em forma de hash, que não permite recuperá-lo), data e hora, IP, navegador, dispositivo, a localização aproximada calculada a partir do IP em nossos servidores e, somente se o paciente permitir no navegador, a localização do aparelho. Quem tiver o código de verificação do documento pode confirmar a autenticidade dele numa página pública, que mostra o título, o nome da clínica, o nome dos signatários, o CPF parcialmente oculto e as datas.
  • Fotos: imagens trocadas nas conversas ou anexadas ao cadastro do paciente, como registros de antes e depois de procedimentos.
  • Conversas com pacientes: mensagens de texto e áudio do WhatsApp, e suas transcrições, que mencionem procedimentos, queixas, tratamentos ou histórico de saúde.
  • Agenda, procedimentos e financeiro: agendamentos, procedimentos contratados, cobranças e, no módulo Financeiro, os dados para emissão de nota fiscal (nome, CPF, e-mail e endereço).

4.2. Quem decide e com qual base legal

A clínica é a Controladora desses dados: decide o que registrar, informa os pacientes e enquadra o tratamento em uma das hipóteses do art. 11 da LGPD, como o consentimento específico e destacado do paciente (art. 11, I) ou a tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais de saúde (art. 11, II, “f”). Também cabe à clínica obter a autorização do paciente para uso da sua imagem (por exemplo, na divulgação de fotos de antes e depois) e cumprir as normas do seu conselho profissional. A OATMOS atua como Operadora e trata esses dados apenas para prestar o serviço contratado, conforme as instruções da clínica.

4.3. Como esses dados são tratados

  • Cada clínica só acessa os dados da própria conta, e os arquivos de cada organização ficam em um espaço de armazenamento separado e privado. Dentro da clínica, o acesso pode ser limitado por usuário, com permissões por área e por número de WhatsApp.
  • Os dados ficam armazenados no Brasil e criptografados em repouso, e o banco de dados tem backups automáticos (veja a seção 10).
  • A transcrição de áudios é feita nos nossos próprios servidores, sem envio a terceiros.
  • Quando os recursos de inteligência artificial estão ativos na conta da clínica, trechos das conversas e dados do CRM, que podem conter informações de saúde, são enviados a provedores de IA para gerar as análises e respostas (veja a seção 6).
  • Não vendemos dados de pacientes, não os compartilhamos para obter vantagem econômica (art. 11, § 4º, da LGPD) e não os usamos para publicidade, para finalidades próprias ou para treinar modelos de IA. Pela API de Conversões (anúncios), não enviamos dados de saúde à Meta.
  • Avisamos a clínica sem demora sobre incidentes de segurança que envolvam os dados dela (veja a seção 12).
  • A clínica pode excluir cadastros de pacientes e anotações pela Plataforma. A exclusão de conversas e dos arquivos correspondentes deve ser solicitada ao suporte.
  • Ao final do contrato, a clínica tem até 60 dias para exportar os dados ou pedir a exportação; depois, eles são excluídos (veja a seção 11). A guarda do prontuário pelo prazo legal (no mínimo 20 anos, conforme a Lei nº 13.787/2018, quando aplicável) é responsabilidade da clínica, que deve exportar esses registros antes do cancelamento.

4.4. Se você é paciente

Para exercer seus direitos (acesso, correção, exclusão etc.), procure a clínica que atende você, pois é ela quem decide sobre seus dados. Se o pedido chegar até nós, encaminhamos à clínica responsável e avisamos você de que o pedido foi encaminhado e a quem.

5. WhatsApp: API oficial e conexão via WhatsApp Web

A Plataforma permite conectar números de WhatsApp de duas formas, e o Cliente escolhe qual usar em cada número. Nas duas, a OATMOS atua como Operadora: trata as mensagens apenas para prestar o serviço ao Cliente, que é o Controlador dos dados dos seus contatos.

5.1. API oficial do WhatsApp (WhatsApp Business Platform)

A OATMOS é Tech Provider da Meta na WhatsApp Business Platform. Quando o Cliente conecta um número pela API oficial (Cloud API), por meio do cadastro incorporado da Meta, recebemos da Meta e tratamos:

  • Dados da conta: identificadores da conta do WhatsApp Business (WABA) e do número (phone number ID), o número, o nome de exibição, os modelos de mensagem (templates) e seus status, e o token de acesso concedido pelo Cliente.
  • Dados das conversas: número e nome de perfil do contato, conteúdo das mensagens (texto, imagens, áudios, vídeos e documentos), status de envio, entrega e leitura, e dados do anúncio de clique para o WhatsApp que originou a conversa, quando houver.

Usamos esses dados exclusivamente para prestar ao próprio Cliente as funções contratadas: enviar e receber mensagens, gerenciar números e modelos, exibir o histórico, organizar leads e executar as automações configuradas por ele. Esses dados:

  • não são vendidos, licenciados nem repassados a corretores de dados (data brokers), redes de anúncios ou serviços de monetização;
  • não são usados para finalidades próprias da OATMOS, para outros Clientes, para publicidade ou para criar perfis dos usuários do WhatsApp;
  • não são usados para criar, treinar ou aprimorar modelos de inteligência artificial, nossos ou de terceiros;
  • ficam logicamente segregados por Cliente.

Na API oficial, as mensagens passam pela infraestrutura da Meta, que atua como operadora do Cliente e, para fins de segurança e integridade, como controladora, conforme os termos e a política dela. A Meta guarda o conteúdo das mensagens por até 30 dias para entrega e reenvio, e seus servidores podem ficar fora do Brasil. Quando o Cliente remove o número da Plataforma ou encerra o contrato, deixamos de acessar a conta na Meta e os dados recebidos seguem os prazos da seção 11. O Cliente também pode remover o acesso da OATMOS a qualquer momento nas configurações da sua conta empresarial na Meta.

5.2. Conexão via WhatsApp Web (QR Code)

Como alternativa à API oficial, o Cliente pode conectar um número lendo um QR Code, como faria para usar o WhatsApp Web em um dispositivo conectado. Essa conexão é fornecida pela Z-API, empresa brasileira que atua como nossa suboperadora e mantém a sessão do WhatsApp Web, e é independente da integração com a Meta descrita no item 5.1.

  • Nessa modalidade, passam pela Z-API e ficam armazenados na Plataforma: número, nome e foto de perfil dos contatos, conteúdo das mensagens e mídias, dados de grupos, status de entrega e dados de anúncios de clique para o WhatsApp.
  • As condições da Meta descritas no item 5.1 (como o prazo de 30 dias) não se aplicam a essa forma de conexão; valem as regras desta Política.
  • O conteúdo das conversas e os dados dos contatos recebidos pela API oficial não são enviados à Z-API.
  • Quando o Cliente remove o número ou encerra o contrato, a sessão na Z-API é desconectada e cancelada.

5.3. Responsabilidades do Cliente

  • Obter a autorização (opt-in) dos seus contatos antes de iniciar conversas e respeitar pedidos de descadastro e bloqueio.
  • Informar seus contatos quando usar automações ou inteligência artificial no atendimento e oferecer atendimento humano quando solicitado.
  • Não pedir nem enviar pelas conversas dados que a lei ou as políticas do WhatsApp proíbam, como o número completo de cartões.
  • Cumprir as políticas do WhatsApp e da Meta indicadas abaixo.

O uso e a transferência de informações recebidas das APIs da Meta obedecem aos Termos da Plataforma da Meta. Recomendamos a leitura da Política Comercial do WhatsApp e da Política de Privacidade da Meta.

6. Inteligência artificial

Alguns recursos da Plataforma usam inteligência artificial para apoiar o atendimento do Cliente: o chat de IA e os agentes que analisam conversas e dados do CRM para sugerir tarefas, apontar conversas pendentes ou esfriando e encontrar inconsistências. Esses recursos:

  • dependem de permissão concedida pelo Cliente aos seus usuários e são acionados por eles;
  • enviam ao provedor apenas os trechos necessários, como as mensagens mais recentes de uma conversa e resultados de consultas ao CRM da própria organização, que podem conter dados de saúde;
  • são processados pela OpenRouter, que encaminha as solicitações a provedores de modelos como a OpenAI, ambos nos Estados Unidos (veja a seção 8);
  • não usam os dados para treinar ou aprimorar modelos de IA, nossos ou de terceiros;
  • consultam o CRM somente dentro da organização do Cliente, sem acesso a campos como CPF, e-mail, senhas e credenciais;
  • geram sugestões e só criam tarefas ou negociações quando o usuário pede. Como toda IA, trabalham com probabilidades: as sugestões são revisadas por uma pessoa e apoiam, mas não substituem, a avaliação de profissionais de saúde, sem tomar decisões sobre pacientes.

A transcrição de áudios não usa provedores externos: é feita nos nossos próprios servidores. Se o Cliente conectar ferramentas de IA próprias à Plataforma (por exemplo, por API ou MCP, com a chave de API da organização), os dados acessados por elas ficam sob responsabilidade do Cliente e seguem os termos desses fornecedores.

7. Compartilhamento de dados

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas quando necessário para prestar o serviço, com fornecedores que se obrigam por contrato a usá-los somente para essa finalidade e a protegê-los:

FornecedorPara quêPaís
EquinixData center da nuvem privada onde ficam os servidores da aplicação e o banco de dadosBrasil
Oracle Cloud Infrastructure (OCI)Armazenamento de arquivos e mídiasBrasil
Meta PlatformsAPI oficial do WhatsApp, cadastro incorporado e, quando o Cliente configura, API de ConversõesEstados Unidos e outros países
Z-APIConexão via WhatsApp Web (QR Code)Brasil
OpenRouter e OpenAIRecursos de inteligência artificialEstados Unidos
AsaasPagamentos, assinaturas e repasse de comissões a afiliadosBrasil
PlugNotasEmissão de notas fiscais de serviço no módulo FinanceiroBrasil
ResendEnvio de e-mails do serviço (verificação, senha, faturas e notas fiscais)Estados Unidos
ZendeskAtendimento e chamados de suporteEstados Unidos
PostHogAnálise estatística de uso do site e da PlataformaEstados Unidos

Também podemos compartilhar dados nestes casos:

  • API de Conversões da Meta: quando o Cliente configura essa integração com o pixel dele, enviamos à Meta eventos de leads captados nas páginas e formulários da Plataforma, com IP, navegador, identificadores de anúncio (_fbp e _fbc) e dados de localização convertidos em código irreversível (hash), para medir os anúncios do próprio Cliente. Não enviamos dados de saúde nem o conteúdo das conversas.
  • Integrações escolhidas pelo Cliente: webhooks para sistemas do Cliente, CRMs de parceiros e ferramentas conectadas por API recebem os dados que o Cliente configurar, sob responsabilidade dele.
  • Parceiros credenciados e equipe OATMOS: quando o Cliente contrata a OATMOS por meio de um parceiro (agência ou consultoria), esse parceiro pode acessar a conta para implantação e suporte. Nossa equipe acessa contas somente quando necessário para suporte ou correção de falhas.
  • Autoridades: quando exigido por lei ou ordem judicial. Analisamos cada pedido, contestamos os que considerarmos ilegais ou excessivos, fornecemos apenas o mínimo necessário, registramos cada pedido e avisamos o Cliente quando a lei permitir.
  • Operações societárias: em caso de fusão, aquisição ou incorporação, os dados podem ser transferidos à empresa sucessora, que deverá seguir esta Política.

8. Transferência internacional

Os dados armazenados pela Plataforma ficam no Brasil. Alguns fornecedores, porém, tratam dados em outros países:

  • Estados Unidos e outros países: Meta (API oficial do WhatsApp e API de Conversões).
  • Estados Unidos: OpenRouter e OpenAI (inteligência artificial), Resend (e-mails), Zendesk (suporte) e PostHog (análise de uso).

Essas transferências seguem o art. 33 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024: são feitas para executar o contrato com o Cliente (art. 33, IX) e amparadas em garantias contratuais com os fornecedores, incluindo as cláusulas-padrão aprovadas pela ANPD quando aplicáveis. Você pode pedir ao Encarregado mais informações sobre essas garantias e, quando houver cláusulas-padrão, a íntegra delas.

9. Cookies e tecnologias semelhantes

Cookies são pequenos arquivos que o site guarda no seu navegador. Além deles, usamos o armazenamento local do navegador. Usamos essas tecnologias para manter você conectado, lembrar preferências e medir o uso do site e da Plataforma:

NomeTipo e origemPara quêDuração
atmosauth.tokenNecessário (OATMOS)Mantém você conectado à Plataforma com segurança1 dia
oatmos_cookie_consentNecessário (OATMOS)Guarda sua escolha no aviso de cookies6 meses
ph_<identificador>_posthogAnálise (PostHog), só se você aceitarMede, de forma estatística, como o site e a Plataforma são usadosAté 1 ano
Armazenamento local do navegadorFuncional (OATMOS)Guarda preferências de tela (colunas, funil, som de notificação, número selecionado) e o progresso de ações em andamentoAté você sair da conta ou limpar o navegador
Cookies da MetaNecessário para conectar a API oficial (Meta)O SDK da Meta é carregado apenas na tela de conexão da API oficial, para o login e o cadastro incorporadoDefinida pela Meta
  • Não usamos cookies de publicidade.
  • A ferramenta de análise (PostHog) só é ativada no site e na Plataforma se você aceitar no aviso de cookies, e nunca funciona nas páginas abertas por pacientes (formulários, assinatura e verificação de documentos). Removemos dos endereços das páginas os parâmetros que não sejam de campanha e só associamos nome e e-mail aos usuários conectados à Plataforma.
  • Em formulários e páginas de captação dos Clientes, lemos os identificadores _fbp e _fbc da Meta, se já existirem no seu navegador (criados por anúncios ou pelo pixel do próprio Cliente), para atribuir o contato à campanha que o trouxe. A OATMOS não cria esses cookies.
  • Na assinatura de documentos, guardamos temporariamente no seu navegador o nome, o CPF e a assinatura em preparo, para que você não perca o progresso. Esses dados são apagados quando a assinatura é concluída.
  • Seu navegador também consulta diretamente alguns serviços públicos, que recebem o seu IP pela própria natureza da conexão: ViaCEP (preenchimento do endereço pelo CEP), ipify (identificação do endereço IP) e OpenStreetMap (exibição de mapas).

Os cookies necessários e funcionais se baseiam na execução do contrato e no legítimo interesse, porque sem eles a Plataforma não funciona. Os de análise dependem do seu consentimento (art. 7º, I, da LGPD), que você pode dar ou revogar a qualquer momento.

Como gerenciar

Na primeira visita, um aviso permite aceitar ou rejeitar os cookies de análise, com o mesmo destaque para as duas opções. Você pode mudar sua escolha a qualquer momento pelo link “Preferências de cookies”, no rodapé do site. Também pode bloquear ou apagar cookies e o armazenamento local nas configurações do navegador (em geral, em Configurações > Privacidade e segurança > Cookies e dados de sites), usar a navegação anônima ou instalar extensões que bloqueiam ferramentas de análise. Bloquear o cookie atmosauth.token impede o login na Plataforma; recusar os de análise não afeta o funcionamento. Você também pode pedir ao Encarregado a exclusão dos dados de uso ligados a você.

10. Onde os dados ficam armazenados

Os servidores da Plataforma (aplicação e banco de dados) ficam em uma nuvem privada hospedada em data center da Equinix, no Brasil. Arquivos e mídias, como imagens, áudios e documentos, ficam no serviço de armazenamento de objetos da Oracle Cloud Infrastructure (OCI), também no Brasil. O banco de dados tem backups automáticos, guardados em local separado dos servidores de produção.

Os dados também ficam criptografados em repouso: o banco de dados em disco criptografado e os arquivos com criptografia AES-256, aplicada pela OCI a todo o armazenamento de objetos.

11. Por quanto tempo guardamos os dados

Guardamos os dados apenas pelo tempo necessário às finalidades desta Política ou pelo prazo que a lei exige:

DadosPor quanto tempo
Conta e cadastro do Cliente e dos usuáriosEnquanto o contrato durar. Após o cancelamento, são excluídos ou anonimizados em até 60 dias, salvo o que a lei exige guardar (linhas abaixo).
Dados inseridos pelo Cliente (contatos, leads, pacientes, conversas, documentos e arquivos)Enquanto o contrato durar, conforme as instruções do Cliente. Após o cancelamento, ficam disponíveis por até 60 dias para exportação e depois são excluídos.
Mídias trocadas nas conversas (imagens, áudios, vídeos e documentos)Até 12 meses após o envio ou recebimento; depois são apagadas automaticamente. O texto das conversas e os arquivos anexados ao cadastro do paciente não têm esse limite.
Dados de cobrança e fiscais, inclusive os do módulo Financeiro5 anos, conforme a legislação tributária (Código Tributário Nacional, arts. 173 e 174).
Registros de acesso (IP, data e hora)No mínimo 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15).
Logs técnicos de automações e integraçõesAté 4 meses.
Resultados das análises de inteligência artificialAté 60 dias.
Áudios enviados para transcriçãoO arquivo temporário é apagado logo após a transcrição; o texto transcrito fica junto da mensagem.
Dados de uso coletados pela ferramenta de análisePelo prazo de retenção da ferramenta; excluímos os dados ligados a você se você pedir.
Comprovantes de aceite, pedidos de titulares e registros de incidentes5 anos, para demonstrar o cumprimento da LGPD e defender direitos.
Backups do banco de dadosAté 30 dias, em rotação: as cópias antigas são sobrescritas automaticamente.

Ao fim dos prazos, os dados são excluídos ou anonimizados. Os que precisamos guardar por obrigação legal ficam bloqueados para qualquer outro uso (art. 16 da LGPD). Se a clínica precisar guardar prontuários e documentos por mais tempo, deve exportá-los antes do cancelamento (veja a seção 4.3).

12. Segurança e incidentes

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perda, alteração ou vazamento, entre elas:

  • conexões com a Plataforma protegidas por HTTPS (TLS);
  • criptografia em repouso do banco de dados e dos arquivos (veja a seção 10);
  • senhas guardadas apenas como hash, com algoritmo próprio para senhas, nunca em texto aberto;
  • segregação dos dados por organização (multi-tenant) e arquivos em espaço privado por Cliente, acessados só por links temporários;
  • controle de acesso por perfil, com permissões por usuário definidas pelo Cliente;
  • mascaramento de dados sensíveis, como CPF, cartões e credenciais, nos registros técnicos;
  • limites de requisições contra abuso e verificação da autenticidade das notificações recebidas da Meta;
  • backups automáticos e acesso interno restrito a quem precisa dos dados para o trabalho, com dever de confidencialidade.

Nenhum sistema é totalmente imune a falhas, por isso revisamos essas medidas continuamente. Se ocorrer um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, e formos Controladora dos dados afetados, comunicaremos a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e as pessoas afetadas nos prazos da Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Quando o incidente envolver dados que tratamos como Operadora, avisaremos o Cliente sem demora, em até 72 horas após tomarmos conhecimento, com as informações de que ele precisa para cumprir as próprias obrigações. Quando aplicável, também notificamos parceiros de plataforma, como a Meta. Para relatar uma vulnerabilidade, escreva para [email protected].

13. Seus direitos como titular

A LGPD (art. 18) garante a você, a qualquer momento e sem custo, o direito de pedir:

  • confirmação de que tratamos seus dados;
  • acesso aos dados;
  • correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
  • anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
  • portabilidade dos dados a outro fornecedor, observados os segredos comercial e industrial;
  • eliminação dos dados tratados com base no consentimento, salvo as hipóteses de guarda previstas em lei;
  • informação sobre as entidades públicas e privadas com quem compartilhamos seus dados;
  • informação sobre a possibilidade de não dar consentimento e sobre as consequências da negativa;
  • revogação do consentimento.

Você também pode se opor a um tratamento feito com base em outra hipótese legal, como o legítimo interesse, se ele descumprir a LGPD, e pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses (art. 20). Hoje, a OATMOS não toma decisões desse tipo: os recursos de IA geram sugestões que são revisadas por pessoas.

Como fazer o pedido

  • Envie um e-mail ao Encarregado em [email protected], com o assunto “Direitos LGPD”, dizendo qual direito quer exercer e o e-mail ou telefone ligado aos seus dados. Clientes e usuários também podem consultar e corrigir a maior parte dos dados de cadastro diretamente na Plataforma.
  • O passo a passo para pedir a exclusão de dados, inclusive dos dados recebidos da Meta, está na página Exclusão de dados.
  • Para proteger seus dados, podemos pedir informações que confirmem sua identidade. Pedidos feitos por representante precisam de comprovação.
  • Respondemos de imediato à confirmação de existência ou acesso em formato simplificado. A declaração completa e os demais pedidos são respondidos em até 15 dias, por meio eletrônico ou impresso, à sua escolha, informando o que foi feito ou o motivo de não podermos atender.
  • Quando corrigirmos, bloquearmos ou eliminarmos dados a seu pedido, avisaremos as empresas com quem os compartilhamos, salvo se isso for impossível ou exigir esforço desproporcional. Os dados do seu pedido nunca serão usados contra você.
  • Alguns dados podem continuar guardados mesmo após um pedido de exclusão, quando a lei exigir (veja a seção 11).
  • Se você é paciente, contato ou lead de um Cliente, procure a empresa com quem conversou, que é a Controladora dos seus dados. Se o pedido chegar até nós, encaminhamos ao Cliente responsável e avisamos você a quem foi encaminhado.

Se não ficar satisfeito com a resposta, você pode apresentar petição à Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ou aos órgãos de defesa do consumidor.

14. Dados de crianças e adolescentes

A Plataforma destina-se a uso profissional por maiores de 18 anos, e não coletamos intencionalmente dados de menores de idade como usuários. As clínicas podem cadastrar pacientes menores de idade; nesse caso, cabe à clínica, como Controladora, tratar os dados no melhor interesse da criança ou do adolescente e obter o consentimento de um dos pais ou do responsável legal quando exigido (art. 14 da LGPD).

15. Alterações nesta política

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças na Plataforma, na lei ou em orientações da ANPD. Mudanças relevantes, como novas finalidades, novos compartilhamentos ou mudança de prazos, serão comunicadas com destaque pelos canais da Plataforma ou por e-mail antes de entrarem em vigor, indicando o que mudou. A data de “Última atualização” no topo será revisada a cada mudança.

16. Encarregado e contato

  • Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO): Rogê Batista Gonçalves
  • E-mail: [email protected]
  • Endereço: Avenida Portugal, 1148, Sala C2501, Setor Marista, Goiânia - GO, CEP 74150-030

Fale com o Encarregado para tirar dúvidas sobre esta Política, exercer seus direitos ou relatar um problema de privacidade ou de segurança. Esta Política é regida pela legislação brasileira, em especial a LGPD e o Marco Civil da Internet.

OATMOS

Organizamos cada conversa em um funil automático com follow-up inteligente. Pare de deixar dinheiro na mesa.

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